Frais professionnels réels ou forfait ?

Il est temps de penser à remplir la déclaration fiscale ! Pour limiter le montant de l’impôt, il est possible de déduire les frais exposés pour l’exercice d’une activité professionnelle.

Payer moins d’impôts ? Afin de diminuer la base imposable, il est possible de déduire, des revenus déclarés, les dépenses exposées pour le travail. Les salariés et les titulaires de professions libérales, voire les dirigeants d’entreprise, ont le choix entre deux possibilités : soit s’en tenir au forfait, soit prendre en considération les frais professionnels réels. Les deux systèmes présentent des avantages et des inconvénients. Tout dépendra en définitive de la situation personnelle du contribuable.

Le forfait. Le travailleur peut ainsi se contenter du fait que le fisc défalque une somme forfaitaire. Celle-ci correspond à un pourcentage des revenus – par exemple 5 % pour les dirigeants d’entreprise – sans toutefois pouvoir dépasser une certaine limite. Pour l’exercice 2003 (revenus 2002), ce plafond s’élève à 2 950 euros. S’il choisit cette solution, le contribuable ne doit pas compléter la rubrique de la déclaration relative aux  » autres frais professionnels « . L’administration déduit en effet automatiquement le forfait auquel le contribuable a droit. Le principal avantage d’un tel régime est sa simplicité et son caractère incontestable.

Les frais réels. Si les dépenses professionnelles dépassent le forfait, il peut s’avérer intéressant de décompter les frais réels. Adopter ce système implique cependant davantage de paperasserie et un risque accru de contrôles, voire de contestations.

Sont considérées comme des charges déductibles celles qui ont été supportées en vue d’acquérir ou de conserver des revenus imposables, ce qui pourrait être le cas des frais de voiture, de l’achat de livres, de l’acquisition d’un ordinateur, voire du coût partiel ou total d’un loyer, etc. Il faut néanmoins prouver que ces dépenses étaient nécessaires à l’exercice de la profession. Le contrôleur verra d’un très mauvais £il la note d’un restaurant entre amis qu’on essaie de faire passer pour celle d’un dîner d’affaires. Il vaut dès lors mieux éviter de se prévaloir de factures de restaurant datant d’un samedi soir ou d’un dimanche midi. D’autant plus que si le contribuable essaie de  » maquiller  » des dépenses privées en frais professionnels, il court le risque d’être considéré comme voulant frauder le fisc et, dès lors, de devoir payer un accroissement de 50 % à 200 % de l’impôt dû. En outre, si l’administration estime que les frais sont manifestement excessifs par rapport aux revenus, elle pourra les ramener à des proportions plus raisonnables.

Questions administratives. En cas de frais réels, il faut récolter toutes les preuves des dépenses exposées et  » les conserver à disposition de l’administration pendant un délai de 5 ans à partir du 1er janvier de l’exercice d’imposition, précise Pierre Willemart, avocat. Donc, pour l’exercice 2003 (revenus 2002), il faudra garder les preuves au moins jusqu’au 31 décembre 2007.  » Le contribuable doit aussi joindre à sa déclaration des annexes reprenant le décompte des frais, leur origine et la manière dont ils ont été calculés. En l’absence de ces documents, la déclaration sera considérée comme incomplète : l’administration aura alors le droit d’enrôler l’impôt non pas dans le délai normal de 18 mois à partir du 1er janvier de l’exercice d’imposition mais bien dans un délai extraordinaire (en principe 3 ans). Les revenus de l’année 2002 risquent par conséquent d’être imposés jusqu’à la fin 2005.

Accord avec l’administration. Il est parfois difficile de prouver avec précision le montant de certaines dépenses, telles la partie de l’immeuble, et donc du loyer, afférente à l’activité professionnelle ou la quote-part des factures téléphoniques qui peuvent être défalquées. Afin d’éviter un maximum de contestations, voire de rejets, il est possible de conclure un accord sur ces montants avec l’administration et ce, avant tout contrôle, ou, cas le plus fréquent, au moment de celui-ci. Ainsi, lorsque, après avoir épluché les comptes du contribuable, le fonctionnaire du fisc estime que l’affectation professionnelle de l’immeuble doit correspondre à 15 % et non à 20 % du loyer, le contribuable pourra se prévaloir de cette décision par la suite. L’administration, quant à elle, ne pourra pas revenir sur sa position sans prouver l’existence d’un élément nouveau qui justifie son revirement. Il existe aussi des accords collectifs, conclus entre l’administration et une association professionnelle au profit de l’ensemble de ses membres, comme ceux contractés par l’ordre des médecins ou des avocats à propos de certains frais.

Le choix du fisc. Le fisc privilégie nettement le forfait aux frais réels. La récente législation a même tendance à dissuader le contribuable de recourir à la deuxième solution en limitant les montants déductibles. Exemples ?

– Frais de voiture. Les déplacements entre le domicile et le lieu de travail ne peuvent être déduits qu’à concurrence de 0,15 euros le kilomètre. Pour les autres déplacements professionnels, tous les frais afférents à l’utilisation professionnelle d’une voiture – par exemple une partie de l’amortissement, de la cotisation d’assurance ou des frais d’entretien et de réparation-, ne sont déductibles qu’à concurrence de 75 %. Exception : les dépenses de carburant restent entièrement déductibles, à l’exclusion de celles exposées à des fins privées et de celles consacrées aux déplacements entre le domicile et le lieu de travail. Les intérêts d’un emprunt contractés pour l’achat d’une voiture sont déductibles à 100 % pour tous les déplacements professionnels.

– Frais de représentation. Seulement 50 % des frais de représentation, à savoir les notes de restaurant ou les cadeaux d’affaires exposés dans le cadre d’une activité professionnelle, peuvent être défalqués.

– Vêtements. L’administration fiscale n’admet plus la déductibilité des dépenses vestimentaires, sauf pour les  » vêtements de travail « , une notion limitative qui comprend notamment la blouse de l’infirmière, le bleu de travail de l’ouvrier ou la toge de l’avocat, mais qui n’englobe pas, entre autres, le costume ou le tailleur du cadre, ni de l’employé(e)…. l Géraldine Vessière